Anlagenkataster Vorlage Excel

Tabs/Blätter: Die Vorlage enthält drei Hauptblätter: Anlagenkataster (Master), Dashboard & Kennzahlen sowie Audit & Versionierung. Im Blatt Anlagenkataster liegen Zeilen je Anlage; Spalten sind mindestens: Asset‑ID, Beschreibung, Kategorie (Dropdown), Geschäftsbereich (Dropdown), Standort, Inbetriebnahmedatum, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten (EUR), Nutzungsdauer (Jahre), Jahresabschreibung (Formel), Nutzungsjahre (berechnet), Kumulierte Abschreibung (Formel), Buchwert (Formel), Letzte_Prüfung, Nächste_Prüfung (automatisch), Compliance‑Status (Überfällig‑Flag), Pseudonym‑Flag (Dropdown), Verantwortliche Person, Kommentar/Version. Data Validation-Listen und bedingte Formatierungen sind als separate, geschützte Referenzbereiche hinterlegt.

Logik (Input → Berechnung → Output): Input sind Stammdaten und finanzielle Werte (z. B. Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Inbetriebnahmedatum, Prüfdatumsfelder). Formeln berechnen Jahresabschreibung mit WENN(J>0;RUNDEN(K/J;2);0), kumulierte Abschreibung als MIN(Jahresabschreibung * Nutzungsjahre; Anschaffungskosten) und Buchwert als MAX(Anschaffungskosten - Kumulierte Abschreibung;0). Compliance‑Status setzt Überfällig, wenn Nutzungsjahre > Nutzungsdauer; Nächste_Prüfung wird automatisch auf LETZTE_PRÜFUNG + 12 Monate oder Inbetriebnahme + 12 Monate gesetzt. Dashboard aggregiert mittels ANZAHL2, SUMME, ZÄHLENWENN und Durchschnittsformeln. Audit‑Tab speichert versionierten Audit‑Log, Änderungszeitstempel und Freigabeeinträge; Workbook‑Metadaten werden beim Speichern gesetzt.

1. Vorbereitung: Starten Sie mit dem Audit‑Tab: tragen Sie Template‑Version und Verantwortliche ein und führen das programmatische Safety‑Patch aus, das Sheet‑Titel säubert und Workbook‑Metadaten setzt. Legen Sie in den Referenzlisten die Dropdown‑Werte für Kategorie, Geschäftsbereich und Pseudonym‑Flag fest.

2. Datenerfassung (Reihenfolge): Erfassen Sie pro Anlage eine Zeile im Master‑Sheet in dieser Reihenfolge: Asset‑ID, Beschreibung, Kategorie, Geschäftsbereich, Standort, Inbetriebnahmedatum, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer (Jahre), Pseudonym‑Flag. Pflichtfelder: Asset‑ID, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Inbetriebnahme. Verwenden Sie Auto‑Filter und Validierung beim Einpflegen großer Mengen oder beim Import per CSV/Power Query.

3. Automatische Berechnungen und manuelle Pflege: Nach Eintrag werden Jahresabschreibung, Kumulierte Abschreibung und Buchwert automatisch berechnet. Nächste_Prüfung und Überfällig‑Flag setzen sich gemäß Formel. Manuell pflegen Sie Prüfer, Prüfresultate, Freigaben im Audit‑Tab und Kommentare zu CapEx‑Entscheidungen. Zur Erstellung des Executive‑Reports aktualisieren Sie das Dashboard: Pivot/Visuals refreshen; KPI‑Formeln liefern Gesamtanzahl Anlagen (ANZAHL2), Bruttowerte und Buchwerte (SUMME), Anzahl überfälliger Anlagen (ZÄHLENWENN) und durchschnittliches Asset‑Alter (DATEDIF/AVERAGE). Nutzen Sie die Audit‑Log‑Einträge als Nachweis bei SOX/ISO‑Reviews.

Passen Sie die Vorlage zielgerichtet an, indem Sie zusätzliche Spalten anlegen, aber bestehende benannte Bereiche und Formelzellen nicht verschieben. Häufige Erweiterungen: CapEx/Opex‑Kennzeichnung (Dropdown + Summen nach Kategorie), Lifecycle‑Phase (Formel basierend auf Inbetriebnahme und Nutzungsdauer), Risiko‑Score nach ISO 55000 (gewichtete Formel aus Alter, Kritikalität, Compliance‑Status). Für abweichende Abschreibungsverfahren ersetzen Sie die lineare Jahresabschreibung durch eine SLN‑ oder DB‑Formel und aktualisieren die Kumulierte Abschreibung entsprechend.

Für Integrationen erweitern Sie das Audit‑Tab um Felder für externe Referenzen (z. B. ERP‑ID) und binden Power Query/Power Automate für periodische Imports und Export von KPI‑Snapshots ein. Schützen Sie Zellbereiche mit Formeln und die Audit‑Tabellen gegen unautorisierte Änderungen; verändern Sie nicht die Spalten Asset‑ID, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und die Audit‑Log‑Mechanik, da sonst SOX‑Nachvollziehbarkeit und Versionierung verloren gehen.

Konkretes Beispiel: Fügen Sie eine Spalte 'Ersatzpriorität' mit Formel ein, die Alter, Buchwert und Compliance‑Flag gewichtet, um eine CapEx‑Prioritätenliste direkt aus dem Master zu erzeugen.