Aktennotiz Vorlage

Die Aktennotiz Vorlage besteht aus drei Hauptblättern: Aktennotiz_Master, Übersicht & Dashboard sowie Audit & Versionierung. Im Blatt Aktennotiz_Master befinden sich die Kernspalten als Tabellenkopf: Aktennotiz_ID (Format AKT-YYYYMMDD-000), Erstellungsdatum, Ersteller, Bereich (DataValidation), Typ (z. B. Entscheidung, Information), Status (Offen / In Bearbeitung / Abgeschlossen), Priorität (Niedrig/Mittel/Hoch), Fälligkeit, Abgeschlossen_Datum, Tage_offen (Formel), Klassifikation (Öffentlich / Vertraulich / Streng vertraulich), Aufbewahrungsfrist (in Jahren), Aufbewahrungsende (berechnet), Finanzieller_Impact (€), Genehmigungsstatus, Link_Anhang, Log_ID_Referenz. Tabelle verwendet Tabellenformat für strukturierte Referenzen und geschützte Kopfzeilen.

Die Logik ist strikt Input → Berechnung → Output: Benutzer füllen Input-Felder (Ersteller, Bereich, Typ, Klassifikation, Fälligkeit, Finanzieller_Impact). Berechnete Felder sind Tage_offen mit Formel =WENN(Status="Abgeschlossen"; Abgeschlossen_Datum-Erstellungsdatum; HEUTE()-Erstellungsdatum), Aufbewahrungsende mit =DATUM(JAHR(Erstellungsdatum)+Aufbewahrungsfrist;MONAT(Erstellungsdatum);TAG(Erstellungsdatum)) und KPI-Aggregate. Das Blatt Übersicht bezieht mit ZÄHLENWENNS, SUMMEWENNS und MITTELWERTWENNS Metriken: Gesamtanzahl, Offene, Durchschnitt Tage_offen, Summe Financial Impact, Anteil vertraulich. Audit & Versionierung enthält schreibgeschützte Log-IDs, Aktennotiz_ID, Aktion, Rolle, Timestamp, Versionsnummer und Prüfvermerk; dieses Blatt ist geschützt zur Revisionssicherheit.

• DataValidation-Listen für Bereich, Status, Typ, Klassifikation und Priorität
• Tabellenstruktur für ETL/Downstream-Automationen
• Geschützte Audit-Spalte und Versionsnummern zur Nachvollziehbarkeit

1. Neuen Eintrag anlegen: Legen Sie im Blatt Aktennotiz_Master eine neue Tabellenzeile an. Die Aktennotiz_ID kann per Formel oder Makro generiert werden; empfohlenes Format AKT-YYYYMMDD-XXX, damit IDs auditierbar und sortierbar sind.
2. Pflichtfelder ausfüllen: Erfassen Sie Erstellungsdatum, Ersteller, Bereich (aus Drop‑Down), Typ, Klassifikation, Priorität, Fälligkeit und Finanzieller_Impact. Tragen Sie gegebenenfalls Link_Anhang ein. Diese Eingaben sind die einzige Quelle für Risiko- und KPI‑Berechnungen.
3. Automatische Felder nutzen: Tage_offen berechnet sich automatisch per =WENN(Status="Abgeschlossen";Abgeschlossen_Datum-Erstellungsdatum;HEUTE()-Erstellungsdatum). Aufbewahrungsende wird aus Erstellungsdatum plus Aufbewahrungsfrist berechnet. Dashboard‑KPIs aktualisieren sich per ZÄHLENWENNS, SUMMEWENNS, MITTELWERTWENNS.
4. Genehmigungen und Versionierung: Änderungen des Genehmigungsstatus oder Statuswechsel dokumentieren Sie durch Anlegen eines Log‑Eintrags im Audit & Versionierung Blatt oder über das verbindliche Skript/Flow, das Log_ID, Rolle, Aktion und Timestamp schreibt.
5. Monitoring & Eskalation: Verwenden Sie die Dashboard‑Ansicht für C‑Level Reporting. Filtern Sie nach Bereich und Klassifikation; prüfen Sie KPI: Durchschnitt Tage_offen, Anzahl überfälliger Einträge und Summe Financial Impact zur Priorisierung.
6. Abschlussprozess: Beim Setzen auf Status = Abgeschlossen tragen Sie Abgeschlossen_Datum ein; dies schließt die Berechnung Tage_offen ab und löst einen Audit‑Eintrag aus.
7. Anpassungshinweis: Passen Sie Drop‑Down‑Listen im Datenvalidierungsblatt an Ihre Bereichs‑Codes; verändern Sie niemals die Spaltenköpfe, da diese Referenzen in Dashboard‑Formeln und ETL sind.

Erweiterungen sollten auf klar definierten Feldern aufbauen: Ergänzen Sie z. B. eine Risikobewertung als separate Spalten Wahrscheinlichkeit (%) und Impact (€) mit einer berechneten Risk_Score =WENN(UND(Wahrscheinlichkeit>0;Finanzieller_Impact>0);Wahrscheinlichkeit*Finanzieller_Impact;0). Nutzen Sie diesen Score in SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS zur Prioritätssteuerung und zur Bildung eines finanziellen Top‑Risiko‑Dashboards.

Erweitern Sie KPI‑Formeln im Übersicht‑Blatt um periodische Filter (z. B. Monatsfilter mittels JAHR/ MONAT) und automatisieren Sie SLA‑Eskalationen über eine zusätzliche Spalte SLA_Status mit Formel =WENN(Tage_offen>SLA_Tage;"Eskaliert";"Innerhalb"). Für Benachrichtigungen integrieren Sie Power Automate/Script, das bei SLA_Status = "Eskaliert" eine E‑Mail an definierte Rollen sendet und gleichzeitig einen Audit‑Eintrag erzeugt.

Was Sie nicht ändern sollten: Spaltennamen, ID-Format und das schreibgeschützte Audit‑Blatt, da diese Elemente Referenzpunkte für Dashboard‑Formeln, ETL‑Jobs und Revisionsprozesse sind. Beispielanpassungen: zusätzliche Bereichscodes in der Validierung, Berechnung Aufbewahrungsende =DATUM(JAHR(Erstellungsdatum)+Aufbewahrungsfrist;MONAT(Erstellungsdatum);TAG(Erstellungsdatum)) und ein Feld für Risiko‑Owner zur Eskalationslogik.