Aktennotiz Vorlage

Tabs/Blätter: Die Datei enthält drei Tabellenblätter: 01_Aktennotiz_Master als zentrales Register, 02_Governance_&_Audit für Template‑Metadaten, Freigaben und Mitarbeiter‑Lookup sowie 03_Dashboard für KPI‑Zellen und Visualisierungen. 01_Aktennotiz_Master ist als Excel‑Tabelle (Table Object) angelegt, um strukturierte Referenzen und automatisches Filtern zu ermöglichen. Wichtige Spalten: Akten-ID, Erstellungsdatum, Titel, Kurzbeschreibung, Maßnahmebeschreibung, Status (Drop‑down: Offen/In‑Arbeit/Erledigt), Verantwortlicher (SVERWEIS auf Mitarbeiterstamm), Abteilung, Risikograd (Niedrig/Mittel/Hoch), DSGVO_relevant (Ja/Nein), SOX_relevant (Ja/Nein), Geschätzter Finanzimpact, Fälligkeitsdatum, Abschlussdatum, Version, Freigabestatus, Aufbewahrungsfrist.

Input → Berechnung → Output: Nutzer pflegen Input‑Felder (Titel, Maßnahme, Status, Owner, Risiko, Finanzimpact). Berechnete Felder nutzen ANZAHL2 für Gesamtanzahl, ZÄHLENWENN für Statuszählungen, ZÄHLENWENNS für risikobasierte Verteilungen und %-Berechnung (% Erledigt = ZÄHLENWENN(Status;"Erledigt")/ANZAHL2). Das Dashboard bezieht KPI‑Zellen per strukturierten Verweis; Charts werden programmgesteuert aktualisiert (openpyxl). Metadaten in 02_Governance_&_Audit (creator, company, version history, retention) steuern Archivierung und Audit‑Nachweis.

1. Initiale Konfiguration: Öffnen Sie 02_Governance_&_Audit und pflegen Sie Template‑Metadaten (creator, company, Standard‑Aufbewahrungsfrist, Freigabeinstanzen). Befüllen Sie den Mitarbeiterstamm (ID, Name, E‑Mail, Rolle) für SVERWEIS.

2. Eintrag einer Aktennotiz: In 01_Aktennotiz_Master neue Zeile als Table‑Eintrag: Akten‑ID (standardisiertes Präfix), Erstellungsdatum, Titel, Kurzbeschreibung, Maßnahme, Abteilung, Verantwortlicher (ID aus Lookup), Risikograd (Drop‑down), DSGVO/SOX‑Flag, Geschätzter Finanzimpact, Fälligkeitsdatum. Setzen Sie Status initial auf "Offen".

3. Laufende Pflege: Verantwortliche aktualisieren Status und Abschlussdatum. Kalkulierte KPI‑Zellen aktualisieren automatisch: Gesamtanzahl (ANZAHL2), Offene/In‑Arbeit/Erledigt (ZÄHLENWENN), % Erledigt (ZÄHLENWENN/ANZAHL2). Risikoberichte nutzen ZÄHLENWENNS nach Abteilung/Risikograd. Dashboard (03_Dashboard) zeigt aggregierte KPI‑Zellen und Diagramme. Charts werden per Skript oder Makro neu erstellt, um manuelle Chart‑Builder‑Arbeit zu vermeiden.

4. Eskalation & Reporting: Filtern Sie nach Fälligkeitsdatum und Risikograd für Prioritätslisten; nutzen Sie SVERWEIS, um schnell Kontakt und Rolle zu ermitteln. Exportieren Sie Dashboard‑KPIs in Reporting‑Paket für C‑Level.

Erweiterbare Bereiche: Fügen Sie in 01_Aktennotiz_Master zusätzliche Spalten für Root‑Cause, Sub‑Kategorie oder Remediation‑Kosten hinzu; erweitern Sie dann Dashboard‑Zellen um ZÄHLENWENNS für diese Attribute. Ergänzen Sie in 02_Governance_&_Audit Felder für SOX‑Kontrollreferenzen oder DSGVO‑Artikelnummern und verknüpfen Sie diese per SVERWEIS mit Einträgen im Master.

Formeln, die Sie anpassen können: Prozentualer Abschluss (% Erledigt) = ZÄHLENWENN(Table[Status];"Erledigt")/ANZAHL2(Table[Akten‑ID]). Risikoverteilung = ZÄHLENWENNS(Table[Risikograd];"Hoch";Table[Abteilung];"X"). Verwenden Sie strukturierte Verweise, damit Makros und openpyxl‑Skripte stabil bleiben.

Was nicht ändern: Verändern Sie nicht die Table‑Definition, die Headline‑Zellen der KPI‑Bereiche und die Benannten Bereiche für Dashboard‑Zellen; sonst brechen Verknüpfungen, SVERWEIS‑Mapping und automatisierte Chart‑Erzeugung. Beispielanpassungen: zusätzliche Drop‑down‑Listen für Compliance‑Typen, ein neues KPI für "Remediation‑Kosten pro Abteilung" (SUMMEWENNS) oder ein Flag für "Audit‑relevant" zur automatischen Filterung.