Abnahmeprotokoll Vorlage Excel

Die Vorlage enthält drei Blätter. 1) Abnahmeprotokoll – Governance: Kopfbereich mit Protokoll-Nr., Objekt/Projekt, Datum, Prüfer, Auftragnehmer, Unterschriften. Darunter die Prüfpunktliste (eine Tabelle) mit u. a. Spalten: Prüfpunkt-ID, Gewerk, Raum/Position, Soll-Beschreibung, Ist-Feststellung, Status (OK/Mangel/n.a.), Schweregrad, Foto/Beleg-Link, Nachbesserungsfrist, Kommentar. Rechts/oben eine Zusammenfassung mit Zählern für Prüfpunkte gesamt (z. B. B31), OK (B32), Mängel und Abnahmequote (=B32/B31). 2) Mängelliste – Lieferantensteuerung: zentrales Register mit Mangel-ID, Gewerk, Beschreibung, Verantwortlicher, Status (Offen/In Bearbeitung/Erledigt), Fällig am, Erledigt am, Nachweis-Link, Priorität. Kopf-KPIs zählen Status via COUNTIF. 3) Statistik – Executive Overview: Aggregation je Gewerk (Prüfpunkte, OK, Mängel, Mängelquote), inklusive Gesamtreihe; Mängelquote je Gewerk über Summen und Formel wie =D17/B17.

Logik: Input erfolgt im Abnahmeprotokoll (Prüfpunkte, Status, Belege). Daraus Berechnungen: Abnahmequote, Mängel je Gewerk, automatische Nachbesserungsfristen (TODAY()+14 bei Mangel), statusbasierte Farbcodierung. Relevante Mängel fließen per Verknüpfung/VLOOKUP/PowerQuery in die Mängelliste; dort werden Zuständigkeiten und Fristen gepflegt und per COUNTIF in KPIs verdichtet. Die Outputs sind Go/No-Go-relevante Kennzahlen (Abnahmequote, Mängelquote), Auditfelder (Protokoll-Nr., Datumsstempel, Unterschriften) sowie ein Management-Überblick im Statistik-Blatt. AutoFilter und Freeze-Panes sind für alle Listen aktiviert, um eine kontrollierte, revisionssichere Führung sicherzustellen.

1. Kopfdaten erfassen (Abnahmeprotokoll – Governance): Protokoll-Nr., Objekt/Projekt, Datum, Prüfer, Auftragnehmer ausfüllen. Unterschriftenfelder leer lassen bis zur finalen Entscheidung.
2. Prüfpunktliste anlegen/befüllen: Für jeden Prüfpunkt Prüfpunkt-ID, Gewerk, Raum/Position, Soll-Beschreibung eintragen. Im Feld Ist-Feststellung Ergebnis dokumentieren, Belege als Link hinterlegen. Status per Dropdown wählen (OK/Mangel/n.a.). Bei Mangel setzt die Vorlage automatisch eine Nachbesserungsfrist auf TODAY()+14; falls projektspezifisch, Datum manuell überschreiben.
3. Automatik prüfen: Die Zusammenfassung aktualisiert Prüfpunkte gesamt (B31), OK (B32) und Abnahmequote (=B32/B31). Farbcodierung kennzeichnet Status (z. B. Grün=OK, Rot=Mangel).
4. Mängelliste steuern: Wechseln Sie auf „Mängelliste – Lieferantensteuerung“. Neu erkannte Mängel sind bereits vorerfasst (ID, Gewerk, Beschreibung). Weisen Sie Verantwortliche und Fällig am zu, setzen Status (Offen/In Bearbeitung/Erledigt). KPI-Zähler nutzen COUNTIF für die Pipeline je Status.
5. Fristen und Nachweise: Bei Statuswechsel auf „Erledigt“ Datum und Nachweis-Link pflegen. Bei Terminverschiebung Fälligkeit aktualisieren; SLA-ähnliche Fristen bleiben sichtbar.
6. Management-Entscheidung (Statistik): Prüfen Sie je Gewerk Prüfpunkte, OK, Mängel und Mängelquote (=D17/B17). Die Gesamtreihe unterstützt Go/No-Go. Dokumentieren Sie die Entscheidung und zeichnen Sie im Abnahmeprotokoll gegen.
7. Bedienung: AutoFilter verwenden, Kopfzeile fixieren (Ansicht > Fenster fixieren). Export/Print erst nach Abschluss, damit Datumsstempel und Zähler final sind.

Passen Sie Gewerke über die zugrunde liegende Auswahlliste an (Daten > Datentools > Datenüberprüfung). Ergänzen Sie bei Bedarf Spalten wie Kostenauswirkung oder Nachtragsrisiko in der Mängelliste; binden Sie diese in die Farbcodierung ein. Für Fristen können Sie die Standardlogik TODAY()+14 zentral steuern, indem Sie im Governance-Blatt ein Feld „SLA-Tage“ anlegen und die Fristformel auf =TODAY()+[SLA-Tage] verweisen.

Erweitern Sie die Statistik um weitere Kennzahlen (z. B. durchschnittliche Tage bis Erledigung) per Zusatzspalte und Pivot bzw. Summenformeln; achten Sie darauf, dass Quotienten immer durch gültige Nenner geteilt werden (Fehlerfall bei 0 vermeiden). Wenn Sie weitere Gewerke hinzufügen, ziehen Sie die Formeln (z. B. Mängelquote =D17/B17) sauber nach unten und stellen Sie sicher, dass die Summenbereiche die gesamte Tabelle abdecken.

Nicht verändern: Blattnamen, die in Formeln referenziert sind, die Zählzellen der Zusammenfassung (z. B. B31/B32) sowie die Felder Protokoll-Nr., Datumsstempel und Unterschriften – sie sichern die Auditfähigkeit. Wenn Sie Statuskategorien erweitern, müssen die COUNTIF-Bereiche und Farbcodierungen entsprechend angepasst werden, damit Abnahmequote und Pipeline korrekt bleiben.