Abfallkataster Excel Vorlage

Die Vorlage besteht aus drei Blättern mit klarer Trennung von Stammdaten, Transaktionen und Reporting. In „Abfallstammdaten – Governance-Katalog“ pflegen Sie pro Abfallart die Basis: AVV-Code (Pflicht), Bezeichnung, Gefährlich (J/N), Entsorgungsweg, Gebinde, Einheit (validierte Liste), Entsorger, Kosten/Einheit (Währung), Rhythmus. Datum-, Zahlen- und Währungsformate sind vordefiniert; AutoFilter und Fixierung der Kopfzeile sind aktiv. Eine bedingte Formatierung markiert Abfälle mit Gefährlich = „J“ als visuelles Risk-Flag.

„Abfallbewegungen – Transaktionsjournal“ dokumentiert jeden Vorgang revisionssicher: Datum (Pflicht), AVV-Code (Dropdown aus Stammdaten), Menge, Einheit (validiert), Kosten/Einheit (optional aus Vertrag), Gesamtkosten (automatisch = Menge × Kosten/Einheit), Entsorger (Dropdown), Beleg-Nr. (Pflicht). Eine Tabellen-Gesamtergebniszeile zeigt YTD-Gesamtkosten. Ein Prüf-Feld kennzeichnet fehlende Pflichtangaben. „Jahresauswertung – Management-Reporting“ aggregiert je AVV-Code: Anzahl Entsorgungen (ZÄHLENWENNS), Gesamtmengen und Gesamtkosten (SUMMEWENNS) sowie KPIs wie Vollständigkeitsquote Nachweise (= ZÄHLENWENNS(Beleg-Nr. ≠ Leer) ÷ Gesamtvorgänge) und Fehler-/Nachbearbeitungsquote. Diagramme: Kostenanteile (Pie) und Entsorgungsanzahl (Bar). Logik: Input (Stammdaten/Bewegungen) → Berechnung (Gesamtkosten, YTD, Aggregationen) → Output (Jahresauswertung mit Charts und KPIs).

• Automationen: Währungsformat, Auto-Summen, strukturierte Verweise, Datenvalidierungen, Risk-Highlight.
• Schlüsselspalten für Governance: AVV-Code, Gefährlich, Entsorger, Beleg-Nr., Gesamtkosten.

1. Stammdaten erfassen/prüfen: Öffnen Sie „Abfallstammdaten“. Pflegen bzw. aktualisieren Sie AVV-Code, Bezeichnung, Gefährlich (J/N), Entsorgungsweg, Gebinde, Einheit, Entsorger und Kosten/Einheit gemäß Vertragsstand. Prüfen Sie, ob Einheitenliste und Entsorger vollständig sind.
2. Transaktionen buchen: In „Abfallbewegungen“ pro Entsorgung Datum, AVV-Code (Dropdown), Menge und Einheit eingeben. Kosten/Einheit eintragen (optional anhand Vertrag). Die Zelle Gesamtkosten berechnet automatisch =[@Menge]*[@[Kosten/Einheit]] im Währungsformat. Entsorger wählen, Beleg-Nr. (Nachweis) eintragen.
3. Governance-Checks: Nutzen Sie AutoFilter auf „Prüfung“ (z. B. Regel „Fehlt Pflichtfeld“) und beheben Sie Lücken. Die bedingte Formatierung flaggt Vorgänge mit Gefährlich = J. Die Tabellen-Gesamtergebniszeile zeigt YTD-Gesamtkosten.
4. Reporting abrufen: Öffnen Sie „Jahresauswertung“. Aggregationen je AVV-Code aktualisieren automatisch: Anzahl Entsorgungen (ZÄHLENWENNS), Gesamtmengen und -kosten (SUMMEWENNS). Prüfen Sie KPIs: Gesamtkosten YTD, Kostenverteilung, Top-3 Kostentreiber (nach Kosten), Entsorgungsfrequenz, Vollständigkeitsquote Nachweise (Beleg-Nr. ≠ leer).
5. Monatsabschluss/Audit: Filtern Sie Bewegungen des Monats, stimmen Sie Gesamtkosten mit Eingangsrechnungen ab (Beleg-Nr.). Exportieren Sie die Jahresauswertung (PDF) für ESG/EHS-Bericht und Management-Review.
6. Tipps zur Anpassung im Alltag: Wenn Preise schwanken, ergänzen Sie im Journal eine Spalte „Preisabweichung“ (= Ist minus Vertragswert). Hinterlegen Sie in „Abfallstammdaten“ Entsorger-spezifische Kosten und nutzen Sie Filter je Standort/Entsorger in der Auswertung.

Typische Erweiterungen: Fügen Sie in beiden Blättern eine Spalte Standort bzw. Kostenstelle hinzu und erweitern Sie die Auswertung mit zusätzlichen Kriterien. Beispiel Gesamtkosten je AVV-Code und Standort: SUMMEWENNS(tbl_Bewegungen[Gesamtkosten];tbl_Bewegungen[AVV-Code];[@[AVV-Code]];tbl_Bewegungen[Standort];$B$2) (Zelle B2 = gewählter Standort). Für Lieferantenkontrolle ergänzen Sie im Journal Preisabweichung: =[@[Kosten/Einheit]] - XVERWEIS([@[AVV-Code]];tbl_Stammdaten[AVV-Code];tbl_Stammdaten[Kosten/Einheit]).

Mehrwährungsfähigkeit: Ergänzen Sie eine Spalte Währung im Journal und ein Blatt „Wechselkurse“ (ISO, Kurs zu EUR). Berechnen Sie Gesamtkosten (EUR) als =[@Gesamtkosten]*XVERWEIS([@Währung];Wechselkurse[ISO];Wechselkurse[Kurs]) und stellen Sie die Auswertung auf die EUR-Spalte um.

Was Sie nicht ändern sollten: Behalten Sie die Spaltennamen AVV-Code, Datum, Gesamtkosten, Beleg-Nr. sowie die Tabellennamen tbl_Stammdaten, tbl_Bewegungen, tbl_Auswertung unverändert, da sie in Validierungen/Formeln referenziert werden. Löschen oder überschreiben Sie nicht die Formel in Gesamtkosten und die Gesamtergebniszeile. Fügen Sie neue Felder rechts von bestehenden Tabellen ein, damit strukturierte Verweise automatisch mitlaufen. Passen Sie die bedingte Formatierung nur über die Regel „Gefährlich = J“ an, um das Risk-Flag konsistent zu halten.